Importation des données existantes
La partie la plus difficile d'un projet de CRM est habituellement la première.
« Nos données sont un fouillis depuis l'ancien système, et personne ne veut y toucher. » Cette phrase explique pourquoi la plupart des projets de CRM s'enlisent avant même de commencer. Le nouvel entonnoir, les nouvelles étapes, les nouvelles automatisations : rien de tout cela n'a d'importance si les anciens dossiers ne passent pas proprement de l'autre côté.
Pourquoi ça tourne mal
Pourquoi les importations tournent mal
Pipedrive est intransigeant sur la correspondance exacte. Il relie les dossiers par nom, pas par jugement. Une valeur qui semble identique aux yeux d'une personne peut être une non-correspondance pour le système, et l'échec est souvent silencieux : pas d'erreur, seulement un dossier en double ou un lien qui ne se forme jamais.
| Ce qui est dans le fichier | Ce qui est déjà dans le compte | Ce que fait Pipedrive |
|---|---|---|
| Rene Levesque | René Lévesque | Traité comme un nom différent. Crée un dossier en double au lieu d'établir une correspondance. |
| O’Brien Group (apostrophe courbe) | O'Brien Group (apostrophe droite) | Ne correspond pas. Une organisation-ébauche supplémentaire est créée. |
| "Acme Inc. " (espace en fin) | Acme Inc. | Lu comme une valeur distincte. Aucun lien, aucun avertissement. |
| john smith | John Smith | Une différence de casse sur le nom d'un propriétaire peut faire atterrir le dossier sans attribution ou sous le mauvais utilisateur. |
Noms de propriétaires, noms d'entonnoirs, noms d'étapes, noms d'organisations : chacun de ces éléments doit correspondre exactement, caractère pour caractère, à ce qui existe déjà dans le compte, sinon l'importation construit silencieusement quelque chose d'erroné au lieu de s'arrêter pour demander.
Ordre des opérations
Organisations, puis personnes, puis affaires
Pipedrive relie les dossiers entre eux par nom exact, ce qui fait de l'ordre d'importation une contrainte réelle, pas une formalité. Les organisations entrent en premier, puis les personnes sont liées à ces organisations, puis les affaires sont liées aux deux. Importez une affaire avant que son organisation existe et Pipedrive n'attend pas. Il crée une organisation-ébauche sur-le-champ, et il y a désormais deux dossiers là où il ne devrait y en avoir qu'un.
La même règle s'applique à la structure des fichiers : l'importation de Pipedrive n'ingère qu'un seul type d'entité par fichier. Un classeur comportant un onglet Organisations, un onglet Personnes et un onglet Affaires doit être scindé en trois fichiers avant que quoi que ce soit ne soit importé.
Méthode
Comment nous travaillons
Vérifier avant de charger
Nous dressons la liste de chaque valeur qui doit correspondre à un dossier existant (propriétaires, entonnoirs, étapes, noms d'organisations, options de listes déroulantes) et nous faisons vérifier chacune par le client par rapport au compte en direct. Repérer une non-correspondance sur une liste ne coûte rien. La repérer après l'importation veut dire nettoyer des doublons.
Un essai à blanc d'abord
Les données entrent d'abord dans un compte de test, bien avant de s'approcher de la production. Le client voit à quoi cela ressemblera réellement (quels champs sont vides, quels noms n'ont pas trouvé de correspondance) pendant qu'il ne coûte encore rien de corriger.
Décider des lacunes délibérément
Les anciens systèmes captent rarement ce que Pipedrive s'attend à afficher : valeur de l'affaire, date de clôture prévue, étape. Laissés vides, le CRM paraît mort dès le premier jour et personne ne lui fait confiance. Nous signalons ces lacunes et nous demandons au client comment traiter chacune d'elles plutôt que de les laisser vides par accident.
Nettoyer avant le transfert
Une base de données vieille de cinq ans compte couramment 20–30 % de doublons. La nettoyer avant le transfert fait toute la différence entre un CRM que les gens utilisent et un qu'ils abandonnent.
Limites honnêtes
Ce que nous ne pouvons pas corriger
Des données qui n'ont jamais été captées ne peuvent pas être récupérées. Si l'ancien système n'a jamais enregistré l'origine d'une affaire, aucun script d'importation n'en inventera une. Et lorsque deux dossiers dans les anciennes données décrivent manifestement la même personne ou la même entreprise mais divergent sur les détails, décider quelle version est correcte est une décision d'affaires, pas une décision technique. Nous pouvons mettre le conflit clairement en évidence, mais c'est au client de trancher.
Une partie du travail consiste à vous dire quand la réponse est non.
Prochaine étape
Commencez par les données qui vous inquiètent
Apportez l'export, le fichier Excel, ou simplement une description de ce que contient l'ancien système. Je vous dirai ce qui passera proprement et ce qui ne passera pas, avant que quoi que ce soit ne touche Pipedrive.