Automatisation Pipedrive
Quelqu'un a construit une automatisation, un jour. Aujourd'hui, personne ne sait ce qu'elle fait.
La plupart des comptes Pipedrive comptent une poignée d'automatisations qui ont fonctionné un temps, puis ont cessé de compter sans que personne s'en aperçoive. Une étape a été renommée. Un champ a changé d'usage. La personne qui les avait configurées est partie, ou a simplement oublié. Il reste un système auquel plus personne ne fait vraiment confiance, si bien que l'équipe reprend le travail à la main.
Ce que nous faisons
Nous lisons ce qui existe déjà, et nous construisons ce qui manque.
Nous travaillons avec un moteur logiciel que nous avons construit nous-mêmes, au-dessus de l'API de Pipedrive. Il lit chaque automatisation (Workflow Automation) de votre compte (y compris des détails que les écrans de Pipedrive eux-mêmes ne montrent pas clairement) et les transforme en un diagramme et un tableur que vous pouvez examiner tranquillement. Pas une supposition sur ce que font vos automatisations. Ce qu'elles font réellement, telles qu'elles sont configurées aujourd'hui.
À partir de là, nous construisons ce qui manque. Cela couvre des choses simples (un changement d'étape envoie un courriel, la mise à jour d'un champ crée une tâche) et cela couvre une logique que le générateur de règles natif de Pipedrive ne peut pas exprimer à lui seul : des attentes en plusieurs étapes, des conditions ramifiées, un déclencheur planifié lié à un champ de date, une règle qui ne se déclenche que lorsqu'un champ personnalisé contient une valeur précise. Lorsqu'une automatisation doit sortir de Pipedrive, nous pouvons la relier à Make.com : par exemple, quand une affaire change d'étape, ou quand un champ est mis à jour.
Comment cela vous est remis
Chaque automatisation est livrée inactive. C'est vous qui l'activez.
Quand le moteur construit des automatisations, elles sont écrites dans votre compte comme des brouillons inactifs. Rien ne s'exécute tant qu'une personne ne l'a pas vérifiée et activée. C'est voulu. Une automatisation qui se déclenche sur de vraies affaires avant que quiconque en ait vérifié la logique, c'est exactement ce qui met un compte dans l'état où l'on nous demande habituellement de le réparer.
La même rigueur s'applique à la documentation. Quoi que nous construisions, nous vous remettons un document écrit qui explique ce que ça fait et pourquoi : le diagramme, le tableur, et une explication en langage simple. Vous pouvez le remettre à votre propre équipe, à un futur consultant, ou à qui vous voulez. Rien ne reste seulement dans nos têtes.
Un exemple composite
Distinguer « en attente volontaire » de « oublié ».
Exemple illustratif, construit à partir de tendances observées dans plusieurs mandats. Il ne correspond à la configuration d'aucune entreprise en particulier.
Les affaires d'un distributeur restaient régulièrement inactives pour des raisons légitimes : le cycle budgétaire d'un client, un permis, une signature que personne dans l'entreprise ne contrôlait. Chacune de ces affaires déclenchait les mêmes rappels d'affaire dormante qu'une affaire réellement oubliée. L'équipe a appris à ignorer ces rappels, ce qui veut dire qu'elle ne leur faisait plus confiance pour les affaires réellement devenues froides.
La solution est un champ de date « Hold Until » (à suspendre jusqu'au) sur l'affaire. Une fois rempli, les rappels et les avertissements de dormance sont suspendus jusqu'à cette date. C'est un seul champ et une seule condition supplémentaire sur les automatisations existantes, mais cela permet une distinction que le compte ne pouvait pas faire auparavant.
| Situation | Sans Hold Until | Avec Hold Until |
|---|---|---|
| Affaire en attente de l'approbation budgétaire du client | Signalée comme dormante après le délai d'inactivité habituel | Rappels suspendus jusqu'à la date fixée par le représentant |
| Affaire réellement oubliée | Signalée comme dormante, mais noyée parmi les fausses alertes | Toujours signalée : rien ne vient la suspendre |
| Gestionnaire qui révise le pipeline | Apprend à ignorer les avertissements | Fait confiance aux avertissements, parce qu'ils redeviennent significatifs |
Limites, en toute honnêteté
Là où cela n'aide pas.
Si vos étapes, vos champs ou votre processus de vente lui-même ne sont pas encore stabilisés, les automatiser ne fait que figer la confusion et l'accélérer. Décider ce que le processus doit être vient d'abord, et c'est une conversation différente de celle-ci.
Cela s'arrête aussi à Pipedrive et à Make.com, pas plus loin. Si le véritable goulot d'étranglement se trouve dans votre calendrier, votre courriel ou un tout autre outil, une automatisation construite ici n'y changera rien. Et aucune automatisation ne remplace une conversation qu'un représentant doit avoir avec un client. Elle peut lui rappeler de l'avoir. Elle ne peut pas l'avoir à sa place.
Prochaine étape
Voyez ce que votre compte fait réellement.
Un appel de 30 minutes ne coûte rien, et cela suffit généralement à savoir si cela vaut la peine d'être fait.